Guía

Stock e inventario

El depósito sin planilla aparte: el saldo se arma solo con tus compras y se descuenta solo con tus tareas. El stock actual nunca se guarda como un número: se deriva del libro de movimientos, así que siempre se puede rastrear de dónde salió.

Los dos tipos de ítem#

En la pestaña Bienes de uso la fila principal es el artículo(“Tractor”) y las unidades cuelgan anidadas abajo. Dar de alta un bien de uso encadena la de su primera unidad: antes se listaban solo las unidades, así que un artículo recién cargado no se veía en ningún lado aunque estuviera en la base.

Los estados de una unidad son Operativo, En mantenimiento, Prestado y De baja. El indicador de arriba cuenta los operativos sobre el total.

Cargar mercadería (no es lo mismo que un ajuste)#

Arriba de la pantalla hay dos botones y están separados a propósito.

1. 1Tocá «Cargar stock».
2. 2Elegí el artículo del catálogo, o «+ Artículo nuevo…» para darlo de alta en el acto.
3. 3Poné la cantidad y la fecha de entrada. Debajo del campo se lee «Hoy hay 40 l → quedaría en 100 l».
4. 4Poné el costo unitario, o tildá «No conozco el costo».
5. 5Si corresponde a una factura ya cargada, elegila en «¿Corresponde a un gasto ya cargado?».
6. 6Guardá con «Cargar stock».

La unidad de medida#

La unidad se elige de una lista con nombres legibles: Unidad, Litros (l), Mililitros, Kilos, Gramos, Toneladas, Metros, m², m³, Hectáreas, Bolsas, Bidones, Tambores, Cajas, Rollos, Pares y Horas. Y está Otra…, que abre un campo para escribir la que use la finca —cajón, atado, tacho— hasta 20 caracteres.

La compra suma stock#

Hay dos caminos y los dos terminan en lo mismo. Cuál usar depende de qué tenés a mano primero: la factura o la mercadería.

El segundo camino es el que faltaba. Antes el vínculo solo iba de gasto a stock, o sea únicamente si uno se acordaba el día que cargaba la factura; como quien recibe la mercadería en el galpón rara vez es quien carga la factura, en la práctica casi nunca pasaba y la misma compra terminaba anotada dos veces sin que nada dijera que era la misma.

• La lista de gastos del selector trae solo los que todavía no tienen nada de stock atado, así que elegir uno de ahí no puede duplicar una carga.
• Al elegir el gasto, la fecha del gasto pasa a mandar sobre la del movimiento: la mercadería entró cuando dice la factura, no el día que alguien se sentó a cargarla. Se puede corregir a mano.
• Si el gasto tiene factura adjunta, el selector lo marca con «con factura».
• Reintentar el guardado de un gasto con líneas de compra no carga la mercadería dos veces.

La tarea descuenta stock#

En una tarea podés planificar los recursos que va a usar: consumibles con su cantidad —con el disponible a la vista— y bienes de uso, que quedan como registro de uso y no descuentan nada.

1. 1En la tarea, cargá los recursos que se van a usar (ej. 200 l de herbicida).
2. 2Trabajás.
3. 3Marcás la tarea como completada: ahí se descuenta del depósito, no antes.

Descontar del stock por WhatsApp#

Hasta hace poco el stock por mensaje solo podía subir. Ahora la frase más común del galpón también tiene camino.

• Entiende cantidades habladas: media bolsa, dos y media, 1/2 bidón.
• Concilia la unidad que dijiste contra la del artículo, pero no inventa conversiones entre unidades distintas.
• Si mencionás el cuadro o la tarea los guarda —de ahí sale el costo por cuadro—, pero no te los pregunta si no los dijiste.
• No registra ningún gasto de plata: es solo el movimiento del depósito.
• No sirve para corregir el inventario (“me equivoqué, había 8 y no 20”): eso es un ajuste y va por la pantalla.

QuiénHace falta gestionar stock y el módulo Stock encendido para la finca.

Ajustes, transferencias y archivado#

Ajuste tiene cuatro movimientos, y elegir bien es lo que después hace legible el libro:

En Motivo / notasescribí qué pasó (“conteo físico”, “bidón roto”): es lo único que dentro de seis meses explica por qué el saldo cambió.

Transferir entre depósitos mueve mercadería de uno a otro y no cambia el total de la finca. A diferencia del consumo, la transferencia sí frena: si el depósito de origen no tiene lo suficiente, te dice cuánto hay y no se hace.

Lo que ya no se usa se archiva: deja de aparecer en las listas pero conserva su historial, y se vuelve a ver tildando Ver archivados. Borrar de verdad solo se puede si el artículo no tiene ningún movimiento, unidad ni recurso de tarea; si tiene, la pantalla te dice que lo archives en vez de borrarlo.

QuiénTodo esto necesita gestionar stock.

Depósitos#

Un depósito es un lugar físico: el galpón grande, el pañol, el tanque de gasoil. La finca siempre tiene uno por defecto, así que podés no tocar nada nunca y el sistema funciona igual.

• Se crean y editan desde la pestaña Depósitos, con nombre y notas.
• Se pueden ligar a un campo, que es lo que sirve cuando la finca tiene lotes a kilómetros de distancia y cada uno guarda lo suyo.
• Los selectores de depósito aparecen recién cuando hay más de uno: con uno solo no hay nada que elegir.
• Un depósito con movimientos no se borra: primero transferís lo que tiene.

La ficha técnica de cada máquina#

Cada unidad tiene un campo libre de varios renglones para lo que esa máquina necesita: aceites, grados, capacidades, filtros, cada cuántas horas el service.

• Se lee en la fila, sin abrir ningún diálogo: es un dato que se consulta parado al lado del tractor, con el teléfono.
• El buscador de la pestaña y el buscador general miran adentro de la ficha, además del apodo y el número de serie. Buscando multigrado aparece el tractor.
• Baja entera en la planilla de bienes de uso, con sus saltos de línea.

Cuando el saldo queda en negativo#

Sí, puede pasar, y es a propósito: si la cuadrilla aplicó 200 litros y en el sistema figuraban 150, la realidad manda. La tarea se completa igual y el saldo queda en −50, marcado en rojo en el indicador de Bajo stock.

Un saldo negativo no es un error del sistema: es un aviso de que faltó cargar una entrada. Se arregla así:

1. 1Fijate si hay una compra sin cargar — el cruce de gastos y stock suele encontrarla.
2. 2Si la hay, cargala con «Cargar stock» y con su fecha real.
3. 3Si no la hay, hacé un Ajuste → Entrada por corrección de conteo y escribí el motivo.

«¿Cuándo compramos alambre?» — el cruce de gastos y stock#

Una compra deja rastro en dos libros distintos —el de gastos y el de movimientos— y casi nunca en los dos. Preguntando por un lado solo se contesta mal con total seguridad, que es lo peor de los dos mundos.

La app une los dos libros en una sola línea de tiempo de compras y marca lo que quedó cargado de un solo lado. Lo consultás preguntándole a Luma por una compra, o desde el buscador general.

Quién ve y quién mueve el stock#

El stock no se filtra por persona: es de la finca, no de cada uno. Los permisos se dan por persona desde Equipo, y la finca puede además apagar la sección entera desde Configuración → Módulos.

Ver tambiénGastosTareasAnalítica y exportarLuma